Foro de Gobernanza de Internet de América Latina y el Caribe 2024

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Llamado a propuestas de organización anfitriona LACIGF 2025/2026

El Comité de Múltiples Partes Interesadas (CMPI) del LACIGF invita a las organizaciones e instituciones interesadas en oficiar como organizaciones anfitrionas del foro anual, a expresar su interés y presentar sus propuestas considerando los puntos que se plantean en este llamado. 

Al igual que en las ediciones anteriores, con esta edición del foro se espera propiciar un espacio de diálogo político abierto en los temas de gobernanza de internet y políticas digitales, donde actores de gobiernos, sector privado, comunidad técnica, academia y organizaciones de la sociedad civil participen en igualdad de condiciones para discutir sus perspectivas y en lo posible producir acuerdos o recomendaciones de política pública y estrategias de colaboración.

Se recibirán las propuestas de las organizaciones interesadas en ser anfitriones del LACIGF 2025 y LACIGF 2026 desde el 7 de marzo  2025 hasta el 30 de abril del 2025. El Comité de Múltiples Partes Interesadas elegirá, de acuerdo a sus criterios, las dos mejores propuestas para otorgar las sedes del LACIGF 2025 y LACIGF 2026.

Sobre el LACIGF

El LACIGF – www.lacigf.org – es un proceso multisectorial que realiza un evento anual enfocado en temas de gobernanza de Internet y políticas digitales desde la perspectiva regional.

Su misión es proveer un espacio de diálogo político abierto en los temas de su alcance, donde todos los actores participan en igualdad de condiciones sin ningún tipo de discriminación, y cuando es posible, producen acuerdos de alto nivel por la vía del consenso para la identificación de recomendaciones de política pública y estrategias de colaboración.

Las discusiones en el LACIGF incluyen el análisis de temas emergentes, la identificación de asuntos prioritarios para la región, la consideración de opciones de políticas para tratar los temas vinculados al uso y crecimiento de Internet como herramienta de desarrollo humano, social y económico y la contribución de las perspectivas de América Latina y el Caribe en otros espacios regionales e internacionales.

Antecedentes

El Foro de Gobernanza de Internet de América Latina y el Caribe surgió en el año 2008, como una iniciativa de LACNIC, Instituto NUPEF y la Asociación para el Progreso de las Comunicaciones – APC con el objetivo de identificar temas prioritarios y relevantes para América Latina y el Caribe que debieran ser considerados en la discusión del Foro de Gobernanza de Internet (FGI) global. Las tres primeras ediciones siguieron un mismo modelo, buscando mejorar la calidad de los espacios, la horizontalidad de los debates y la participación. 

Más adelante el LACIGF evolucionó para convertirse en un espacio para discutir y en lo posible generar acuerdos alrededor de los temas de gobernanza de internet y políticas digitales más importantes para la región, realizando ediciones anuales del evento en distintos países de Latinoamérica y Caribe. 

A partir de los nuevos estatutos adoptados en el 2021, el LACIGF se proyecta como un espacio de diálogo sostenido, con órganos de gobernanza con una conformación multistakeholder, y que promueve unos altos niveles de representación y participación de la comunidad regional.

Descripción del proceso

Con los estatutos del 2021 se establecieron varias novedades, entre ellas la definición de la estructura del LACIGF conformada por:

  • Comité de Múltiples Partes Interesadas (CMPI), antes denominado Comité de Programa y a cargo de velar por el cumplimiento de la misión del LACIGF.
  • Comité de Selección de Talleres (CST), a cargo del llamado abierto a proponer sesiones para el evento anual por parte de la comunidad.
  • Grupos de trabajo intersesional, proceso que se encuentra en curso de definición.
  • Secretaría, en adelante de selección trianual a través de un llamado abierto.

En el 2023, tras una convocatoria abierta a la que se presentaron varias organizaciones de la región, el CMPI seleccionó a Colnodo como la nueva Secretaria del LACIGF por un periodo de 3 años. La Secretaria cumple funciones operativas y ejecutivas para el cumplimiento de los estatutos, la realización de actividades intersesionales y el evento anual.

En la edición 2024 por primera vez se estableció el CST que se encargó de definir los criterios, hacer el llamado y seleccionar 18 de las 99 propuestas de sesión presentadas por la comunidad, en las temáticas definidas al principio del año por medio de una consulta pública. 

Los días 7 y 8 de noviembre de 2024 se desarrolló el 17 LACIGF en Santiago de Chile, que contó con la asistencia de más de 250 personas que tuvieron la oportunidad de participar en las 18 sesiones propuestas por la comunidad y 3 sesiones plenarias. Las sesiones propuestas por la comunidad se desarrollaron de manera paralela en tres salas alternas. Todas las sesiones contaron con mecanismos de participación en línea y fueron transmitidas en vivo a través de internet. 

Sobre la edición 2025

Para el año 2025 el Comité de Múltiples Partes Interesadas del LACIGF invita a las organizaciones e instituciones interesadas en oficiar como organizaciones anfitrionas del foro en el segundo semestre del 2025, a expresar su interés y presentar sus propuestas considerando los puntos que se plantean a continuación. También se recibirán expresiones de interés para el año 2026, con las mismas consideraciones.

Características del foro

Para el año 2025, en seguimiento a los Estatutos del foro, se propone la realización de un evento con las siguientes características esperadas:

  • Evento de 2 días de sesiones, con disponibilidad para organizar eventos paralelos el día anterior a la inauguración (un “dia 0”).
  • Participación presencial de aproximadamente 250 personas.
  • Realización de sesiones plenarias propuestas y organizadas por el CMPI.
  • Realización de sesiones propuestas por la comunidad en salas paralelas (mínimo dos), estas sesiones son definidas a través de llamado abierto y seleccionadas por el CST.
  • Traducción simultánea en español, inglés y portugués, al menos en la sala principal del evento.
  • Transmisión streaming y participación vía Zoom para todas las sesiones del evento.

Tareas de la organización anfitriona

La organización anfitriona es un aliado clave del foro y se espera que colabore estrechamente con organizaciones locales de diversos sectores en la planificación y posicionamiento estratégico del evento, la organización logística, así como en la gestión de los fondos necesarios para su realización.

Los recursos necesarios para la realización del evento deben ser recaudados por todas las organizaciones involucradas, lo que requiere un compromiso común entre todas las partes para tomar decisiones basadas en la consecución y optimización de los recursos. El Comité de Múltiples Partes Interesadas se compromete en un esfuerzo conjunto de levantamiento de fondos con el apoyo de la Secretaría y la organización anfitriona, propendiendo por un uso eficiente de los recursos financieros y humanos.

La organización anfitriona también es corresponsable junto con la Secretaría de los aspectos logísticos de la reunión, entre los que se encuentran elegir la sede, coordinar tarifas preferenciales con hoteles, coordinar el catering, así como la transmisión y participación en línea, apoyar la difusión del evento, establecer contactos y alianzas estratégicas. 

La organización anfitriona deberá, además, preparar y mantener actualizado el presupuesto del evento en trabajo conjunto con la Secretaria del LACIGF, considerando los recursos disponibles. Las tareas se detallan en líneas posteriores. 

La organización anfitriona (Organizador Local) deberá cumplir con las siguientes tareas:

  1. Elaborar junto con la Secretaría un presupuesto preliminar identificando potenciales proveedores, servicios requeridos y costos aproximados.
  2. Trabajar con la Secretaría y el CMPI en la elección de la sede del evento.
  3. Desarrollar potenciales colaboraciones locales y buscar posibles fuentes locales de financiamiento.
  4. Establecer enlace con hoteles cercanos a la sede y negociar paquetes para el alojamiento de participantes.
  5. En caso de ser necesario, asistir a las personas participantes en la obtención de visas y cartas de invitación para las personas que lo soliciten y ofrecer toda la información necesaria para el proceso de aplicación.
  6. De acuerdo con los requerimientos identificados junto con la Secretaría, contratar y/o gestionar los servicios de catering, alquiler de equipamiento, servicios de traducción e interpretación y de streaming, compra de materiales de oficina.
  7. Coordinar producción gráfica e impresión de materiales de difusión.
  8. Coordinar y supervisar la logística antes y durante el evento.
  9. Gestionar y confirmar la realización del registro y acreditación de participantes y entrega de material de difusión.
  10. Presentar una detallada rendición de cuentas sobre los gastos efectuados y las actividades realizadas luego del evento en lo concerniente a las contrataciones realizadas con recursos aportados por los donantes del evento y/o aportados por la Secretaría.

Se espera que la organización anfitriona asigne un punto focal o líder de equipo que pueda interactuar regularmente con la Secretaría y un delegado del Comité de Múltiples Partes Interesadas, participando en la coordinación y planificando reuniones regularmente.

IMPORTANTE: En caso de no conseguir los recursos mínimos requeridos para la realización del evento en las condiciones establecidas, la Secretaría y el LACIGF en diálogo con la organización anfitriona pueden decidir no continuar adelante con la ejecución del evento de forma presencial. Los recursos obtenidos para el evento serán ejecutados en la medida de los gastos en los que se haya incurrido y lo demás será devuelto a los donantes conforme a los acuerdos realizados.

Tareas de la Secretaría

La Secretaría del LACIGF tendrá a cargo las siguientes tareas:

  1. Apoyo en la elaboración del presupuesto general del evento, en la elección de la sede del evento y los proveedores. 
  2. Trabajo conjunto con la organización anfitriona para el desarrollo de colaboraciones locales. 
  3. Apoyar al CMPI y a la organización anfitriona en la búsqueda de fuentes de financiamiento.
  4. Creación y mantenimiento del sitio web del LACIGF.
  5. Publicación de información general de la sede (provista por la organización anfitriona).
  6. Publicación de la agenda del evento elaborada por el Comité de Múltiples Partes Interesadas y el Comité de Selección de Talleres  (en base a resultados de la consulta pública).
  7. Pre-registro de participantes a través de la página web del LACIGF.
  8. Gestión del programa de becas (convocatoria a becas, publicación de los resultados, gestión de reservas de pasajes y hospedajes de las personas  beneficiarias de las becas). La secretaría elaborará un cronograma para la gestión del programa de becas, que las partes involucradas deberán respetar para  dar cumplimiento a esta tarea.
  9. Apoyar y supervisar al anfitrión local durante la organización del evento.
  10. Realizar la difusión del evento.
  11. Gestionar las contribuciones de fondos y aplicarlos a la ejecución de presupuesto acordado con el Comité de Múltiples Partes Interesadas y el organizador local.
  12. Elaborar un reporte de contribuciones recibidas y su ejecución presupuestal.
  13. Apoyar al Comité de Múltiples Partes Interesadas en todo lo relativo a la selección de opciones y servicios adecuados para el mejor funcionamiento del evento.
  14. Apoyar al Comité de Selección de Talleres en la definición y gestión de los talleres o sesiones a desarrollar durante el evento. 

La Secretaría designará una persona encargada de interactuar con la organización anfitriona, con el Comité de Múltiples Partes Interesadas y el Comité de Selección de Talleres.

Gestión de fondos y patrocinios

La Secretaría del LACIGF será responsable de gestionar los fondos recibidos de las organizaciones aportantes destinados a la cobertura de gastos de logística del evento, previa presentación de facturas y aprobación de acuerdo con el presupuesto y mecanismo de pago aprobado. 

En la medida de lo posible se deberá gestionar con los proveedores el pago directo por parte de la Secretaría por transferencia electrónica de fondos internacionales (desde Colombia). 

Requisitos de la organización anfitriona

La organización anfitriona debe cumplir con los siguientes requisitos

  • La organización anfitriona debe estar formalmente registrada bajo la legislación de alguno de los países de la región de América Latina y el Caribe.
  • La organización anfitriona debe estar preparada para excepcionalmente gestionar transferencias directas de recursos por parte de los auspiciantes o donantes, para servicios contratados u otros beneficiarios – tales como becas, viáticos, etcétera – de acuerdo con lo establecido por el Comité de Múltiples Partes Interesadas.
  • La organización anfitriona debe tener una experiencia probada en organización de eventos y trabajo con diferentes actores (gobiernos, comunidad técnica, sociedad civil y sector privado).
  • La organización anfitriona debe tener comprobada familiaridad con la materia de la Gobernanza de Internet.
  • La organización anfitriona debe contar con el respaldo de organizaciones locales de múltiples sectores que apoyan la organización del evento. 

Descargue a continuación los requerimientos para la realización del evento: Descargar documento

Instrucciones para envío de expresiones de interés

Las organizaciones interesadas deben remitir sus postulaciones hasta el 30 de abril de 2025, incluyendo:

  • Carta de expresión de interés y descripción de las calificaciones de la organización o del equipo de trabajo para efectuar las tareas involucradas en la organización del evento regional. La carta debe incluir: 
    • El curriculum vitae del punto focal o líder de equipo que estará involucrado en el proyecto.
    • Sitio web de la organización y correos electrónicos, direcciones y números de teléfono de las personas de contacto.
    • Nombres y contactos de tres organizaciones que puedan proveer referencias, en caso de ser necesario.
  • Presentación a través del formulario, del presupuesto desglosado de gastos tentativos para el evento en dólares americanos. Una vez confirmada la sede, el Comité de Múltiples Partes Interesadas y la Secretaría podrán solicitar ajustes sobre el mismo.
  • Carta de respaldo de organizaciones locales que apoyarán la realización del evento. 
  • Documentación que certifique y/o respalde los requisitos para la organización anfitriona (certificado de existencia, certificado bancario, experiencia en organización de eventos, experiencia en gobernanza de internet, carta de respaldo de organizaciones locales)

Proceso y Fechas importantes:

  • Recepción de propuestas: Hasta el 30 de abril de 2025
  • Entrevistas con organizaciones finalistas: del 12 al 23 de mayo de 2025

Las propuestas deben ser enviadas a través del siguiente formulario

Preguntas frecuentes

A continuación se registran las preguntas realizadas hasta el momento por algunas organizaciones, para conocimiento de todas las organizaciones interesadas.

¿Cual sería el nivel de participación de la organización anfitriona en la parte de diseño y las decisiones relacionadas con la Agenda del evento, así como la posibilidad de la organización anfitriona para tener un espacio en el Comité de Múltiples Partes Interesadas (CMPI, antes Comité de Programa)?

Se considera muy importante la participación de las organizaciones locales en la definición de la agenda del evento, dado su conocimiento del entorno nacional así como por la importancia de movilizar los temas en el ecosistema nacional y fomentar la participación local. 

En este sentido se propone la colaboración entre el CMPI, el CST (Comité de Selección de Talleres) y las organizaciones anfitrionas en la construcción de la agenda, en colaboración con la Secretaria. Esta última coordinará reuniones para la elaboración y revisión de la agenda, así como el planteamiento y organización de las sesiones plenarias. Además se discutirá con el CST el mejor esquema para la participación de las organizaciones anfitrionas en la definición de las sesiones propuestas por la comunidad. 

¿Cómo se gestionan los acuerdos y las divisiones en relación con el presupuesto general del evento?

En ediciones pasadas el presupuesto se ha desarrollado de forma conjunta entre la Secretaria y la Organización anfitriona, considerando distintas cotizaciones y opciones para los rubros que se pueden ver en el formulario. La aprobación final del presupuesto la realiza el Comité de Múltiples Partes Interesadas.

Para la aprobación del presupuesto se toma en consideración el recaudo del TrustFund, que también esperamos sea impulsado conjuntamente entre el CMPI, la Secretaría y las Organizaciones locales. También son importantes los aportes en especie y apoyos locales que puedan recibirse por ejemplo para los salones, alimentación, coctel, entre otros. 

Se considera deseable que anfitrión tenga el rol de convocar organizaciones que puedan apoyar el evento financieramente y en la medida de lo posible hacer aportes para cubrir algunos de los costos.

¿Cuáles son las dinámicas entre el anfitrión, la Secretaría y otras organizaciones de apoyo, así como las expectativas sobre las inversiones financieras del anfitrión, etc. ?

Los pagos en el año 2024 en particular, fueron realizados en su mayoría desde Colombia directamente a los proveedores en Chile, por tanto los recursos de donantes fueron girados en su totalidad a la Secretaria. Sin embargo algunos pagos específicos se realizaron directamente por la organización anfitriona en Chile y luego fueron reembolsados a esta por la Secretaría.

Esto es algo que se debe revisar considerando las condiciones del país, para ver que es lo que mas conviene en cada caso y establecer un acuerdo, lo mas importante es hacer un seguimiento detallado y transparente de los ingresos y egresos del evento, sean estos recibidos o ejecutados por cualquiera de las partes.

Estamos interesados en hacer una propuesta para el 2026, sin embargo no tenemos claridad del lugar ni la fecha exacta, ya que se propone conectar con otro evento internacional, siendo dificil establecer las estimaciones solicitadas. ¿Cuales son sus expectativas de precisión con esto? ¿Y como eso va afectar la selección?

Si no hay claridad en la fecha o lugar de realización del evento, se solicita indicar las razones y en caso de ser posible incluir algunas fechas o lugares probables. Tras el periodo de recepción de propuestas se revisará el cumplimiento de requisitos y luego se harán entrevistas a los postulantes que cumplan con estos, en dichas entrevistas será posible aclarar algunos puntos.

Recomendamos mucha claridad en la exposición de la experiencia en temas de gobernanza, así como en la realización de eventos de la envergadura esperada para presentar una postulación sólida.

¿Hay una estimación del valor aproximado del evento?

No tenemos un valor sugerido, pues entendemos que cada país de la región tiene unos costos diferentes y las propuestas serán variables. Sin embargo tomando como base los costos de los años anteriores se puede tomar como referencia el promedio de los montos invertidos para el evento en los años 2023 y 2024 que es USD$72.000. Hacemos la aclaración que este monto no es un límite máximo o mínimo, sino que es un promedio de los últimos eventos realizados.

Consultas

Por información adicional o consultas, favor contactarse con la Secretaría de LACIGF: secretaria@lacigf.org