Hospedar LACIGF

CHAMADO A PROPOSTAS PARA SEDE DO FÓRUM DE GOVERNANÇA DA INTERNET DA AMÉRICA LATINA E CARIBE – LACIGF

O Comitê Organizador da LACIGF tem o prazer de anunciar a realização do décimo segundo Fórum de Governança da Internet, a ser celebrado na semana de 5 a 9 de agosto de 2019.

Igual que nas edições anteriores, o motivo da reunião é brindar um espaço para o diálogo político multisetorial no qual pessoas importantes dos governos, setor privado, comunidade técnica, academia e organizações da sociedade civil apresentem e discutam suas perspectivas. A região tem avançado na compreensão dos desafios atuais da governança da internet e a continuação do debate contribuirá para aprofundar na identificação da região no Fórum de Governança da Internet (FGI) de 2019.

Adicionalmente, o encontro propõe, como nas oportunidades anteriores, informar aos participantes da região sobre os temas e tendências do debate e discussão do FGI global. O processo da regionalização da discussão em torno à agenda colocada pelo FGI vem tomando forma desde 2008. Para as edições de 2019 e 2020 deste evento, o Comitê do programa encontra-se procurando organizações para oficiar como sede da reunião.

As propostas das organizações interessadas em serem anfitrioas do LACIGF 2019 e LACIGF 2020 serão recebidas de 14 de dezembro de 2018 a 8 de março de 2019.

O Comitê de Programa escolherá, de acordo com seus critérios, as duas melhores propostas para a concessão das sedes do LACIGF 2019 e LACIGF 2020.

Descrição do processo

As edições anteriores da reunião regional da América Latina e do Caribe preparatória para o Fórum de Governança da Internet reuniram uma média de 200 participantes com uma duração de 3 dias. Desde 2011, a agenda da reunião se determina mediante uma modalidade aberta, baseada numa consulta/opinião pública. O Comitê do programa é responsável de estruturar a consulta pública para a consolidação da agenda, bem como convidar a panelistas e moderadores/as.

A organização anfitriã é responsável dos aspectos logísticos da reunião, entre os que se encontram escolher a sede, coordenar a hospedagem dos participantes nos hotéis, organizar o transporte, o catering e apoiar a difusão do evento. A organização anfitriã deverá, ademais, preparar e manter atualizado o orçamento do evento.

O orçamento do evento é elaborado ao longo da preparação do mesmo, e o Comitê do programa se compromete num esforço conjunto do levantamento de fundos. Parte do orçamento encontra-se garantido desde o início do processo, porém a quantidade total dos recursos disponíveis entre todas as organizações envolvidas no evento é provisional, o que justifica a necessidade de um compromisso comum entre todas as partes para tomar decisões baseadas na otimização dos recursos. Segundo o exposto, se espera que a organização anfitriã envolva-se nessa dinâmica facilitando um uso eficiente dos recursos financeiros e humanos.

Tarefas para levar a cabo por parte da organização anfitriã

Desenvolver um orçamento preliminar.
Trabalhar com o Comitê de programa na escolha da sede do evento.
Desenvolver potenciais colaborações locais e conseguir possíveis fontes locais de financiamento, celebrando contratos a este efeito.
Estabelecer enlace com hotéis próximos à sede e negociar pacotes para a hospedagem dos participantes.
Assistir aos/às participantes na obtenção de visas, preparando convites e oferecendo toda a informação necessária para o processo de aplicação.
Contratar serviços de catering, alugar equipamento, contratar serviços de tradução e interpretação, comprar materiais de escritório, mestre de cerimônias.
Coordenar produção gráfica e impressão de materiais de difusão.
Supervisar a logística antes e durante o evento.
Apresentar uma detalhada rendição de contas sobre os gastos efetuados e as atividades realizadas depois do evento.

Espera-se que a organização anfitriã atribua um ponto focal ou líder de equipe que possa interagir regularmente com o Comitê de programa, participando na coordenação e planificando reuniões regularmente.

Requisitos

A organização anfitriã deve estar formalmente registrada sob a legislação de algum dos países da região da América Latina e do Caribe.
A organização anfitriã deve estar preparada para excepcionalmente gerir transferências diretas de recursos por parte dos patrocinadores ou doadores, para serviços contratados ou outros beneficiários – tais como bolsas de estudos, ticket alimentação, etc. – e de acordo com o estabelecido pelo Comitê do programa.
A organização anfitriã deve ter uma experiência provada na organização de eventos e trabalho com diferentes participantes (governos, sociedade civil e setor privado).
A organização anfitriã deve ter provada familiaridade com a matéria de governança da Internet.
Instruções para envio de aplicações

As organizações interessadas devem remeter suas aplicações até o dia 8 de março de 2019, incluindo:

Carta de expressão de interesse e descrição das qualificações da organização ou da equipe de trabalho para efetuar as tarefas envolvidas na organização do evento regional. A carta deve incluir:
O curriculum vitae do ponto focal ou líder de equipe que estará envolvido no projeto.
Sítio web da organização e correios eletrônicos, endereços e números de telefone das pessoas de contato.
Nomes e contatos de três organizações que possam fornecer referências, no caso de ser necessário.
Apresentação discriminada do orçamento das despesas para o evento em dólares americanos. Uma vez confirmada a sede, a Secretaria poderá solicitar ajustes no mesmo.
Uma estimativa do custo que o Comitê do programa deveria atribuir para cobrir o tempo de trabalho da organização anfitriã.

Datas importantes

As entrevistas com as organizações finalistas serão levadas a cabo do 11 a até o 29 de março de 2019.

Consulte aqui -insertar link para descargar pdf- os requisitos para hospedar o LACIGF.

As propostas devem ser preenchidas no seguinte formulário.

As candidaturas serão aceitas até 8 de março de 2019. Por informações adicionais ou consultas, entre em contato com a Secretaria do LACIGF: secretaria@lacigf.org.