Hospedar LACIGF

LLAMADO A PROPUESTAS PARA SEDE DEL FORO DE GOBERNANZA DE INTERNET DE LATINOAMÉRICA Y EL CARIBE – LACIGF

El Comité Organizador de LACIGF se complace de anunciar la realización de la doceava edición del Foro de Gobernanza de Internet de Latinoamérica y el Caribe, a ser celebrada en la semana del 5 al 9 de agosto de 2019.

Al igual que en las ediciones anteriores, el motivo de la reunión es brindar un espacio para el diálogo político multisectorial en el que actores de gobiernos, sector privado, comunidad técnica, academia y organizaciones de la sociedad civil presenten y discutan sus perspectivas. La región ha avanzado en la comprensión de los desafíos actuales de la gobernanza de Internet y la continuación del debate ayudará a profundizar en la identificación de las prioridades regionales y a ampliar la participación de la región en el Foro de Gobernanza de Internet (FGI) de 2019.

Adicionalmente, el encuentro se propone, como en las oportunidades anteriores, informar a los actores de la región sobre los temas y tendencias del debate y discusión del FGI global. El proceso de regionalización de la discusión en torno a la agenda planteada por el FGI ha venido tomando forma desde 2008. Para las ediciones 2019 y 2020 de este evento, el Comité de programa se encuentra buscando organizaciones para oficiar como sede de la reunión.

Se recibirán las propuestas de las organizaciones interesadas en ser anfitriones del LACIGF 2019 y LACIGF 2020 desde el 14 de diciembre de 2018 hasta el 8 de marzo del 2019. El Comité de Programa elegirá, de acuerdo a sus criterios, las dos mejores propuestas para otorgar las sedes del LACIGF 2019 y LACIGF 2020.

Descripción del proceso

Las ediciones previas de la reunión regional de América Latina y el Caribe preparatoria para el Foro de Gobernanza de Internet reunieron a un promedio de 200 participantes con una duración de 3 días. Desde 2011, la agenda de la reunión se determina mediante una modalidad abierta, basada en una consulta/encuesta pública. El Comité de programa es responsable de estructurar la consulta pública para la consolidación de la agenda, así como invitar a panelistas y moderadores/as.

La organización anfitriona es responsable de los aspectos logísticos de la reunión, entre los que se encuentran elegir la sede, coordinar el alojamiento de los participantes en hoteles, organizar el transporte, el catering y apoyar la difusión del evento. La organización anfitriona deberá, además, preparar y mantener actualizado el presupuesto del evento.

El presupuesto del evento se confecciona a lo largo de la preparación del mismo, y el Comité de programa se compromete en un esfuerzo conjunto de levantamiento de fondos. Parte del presupuesto se encuentra garantizado desde el inicio del proceso, pero la cantidad total de recursos disponibles entre todas las organizaciones involucradas en el evento es provisional, lo que justifica la necesidad de un compromiso común entre todas las partes para tomar decisiones basadas en la optimización de los recursos. Según lo expuesto, se espera que la organización anfitriona se involucre en esa dinámica facilitando un uso eficiente de los recursos financieros y humanos.

Tareas a llevar a cabo por parte de la organización anfitriona

Desarrollar un presupuesto preliminar.
Trabajar con el Comité de programa en la elección de la sede del evento.
Desarrollar potenciales colaboraciones locales y buscar posibles fuentes locales de financiamiento, celebrando contratos a este efecto.
Establecer enlace con hoteles cercanos a la sede y negociar paquetes para el alojamiento de participantes.
Asistir a los/as participantes en la obtención de visas, preparando cartas de invitación y ofreciendo toda la información necesaria para el proceso de aplicación.
Contratar servicios de catering, alquilar equipamiento, contratar servicios de traducción e interpretación, comprar materiales de oficina, maestro de ceremonia.
Coordinar producción gráfica e impresión de materiales de difusión.
Supervisar la logística antes y durante el evento.
Presentar una detallada rendición de cuentas sobre los gastos efectuados y las actividades realizadas luego del evento.

Se espera que la organización anfitriona asigne un punto focal o líder de equipo que pueda interactuar regularmente con el Comité de programa, participando en la coordinación y planificando reuniones regularmente.

Requisitos

La organización anfitriona debe estar formalmente registrada bajo la legislación de alguno de los países de la región de América Latina y el Caribe.
La organización anfitriona debe estar preparada para excepcionalmente gestionar transferencias directas de recursos por parte de los auspiciantes o donantes, para servicios contratados u otros beneficiarios – tales como becas, viáticos, etc. – y de acuerdo con lo establecido por el Comité de programa.
La organización anfitriona debe tener una experiencia probada en organización de eventos y trabajo con diferentes actores (gobiernos, sociedad civil y sector privado).
La organización anfitriona debe tener probada familiaridad con la materia de la gobernanza de Internet.

Instrucciones para envío de solicitudes

Las organizaciones interesadas deben remitir sus aplicaciones hasta el 8 de marzo de 2019, incluyendo:

Carta de expresión de interés y descripción de las calificaciones de la organización o del equipo de trabajo para efectuar las tareas involucradas en la organización del evento regional. La carta debe incluir:
El curriculum vitae del punto focal o líder de equipo que estará involucrado en el proyecto.
Sitio web de la organización y correos electrónicos, direcciones y números de teléfono de las personas de contacto.
Nombres y contactos de tres organizaciones que puedan proveer referencias, en caso de ser necesario.
Presentación de presupuesto desglosado de gastos para el evento en dólares americanos. Una vez confirmada la sede, la Secretaría podrá solicitar ajustes sobre el mismo.
Un estimado del costo que el Comité de programa debería asignar para cubrir el tiempo de trabajo de la organización anfitriona (overhead).

Fechas importantes:

Las entrevistas con las organizaciones finalistas serán llevadas a cabo desde del 11 al 29 de marzo 2019.

Consulte aquí los requerimientos para hospedar el LACIGF.

Las propuestas deben ser completadas en el siguiente formulario.

Se aceptarán postulaciones hasta el 8 de marzo de 2019. Por información adicional o consultas, favor contactarse con la Secretaría de LACIGF: secretaria@lacigf.org